Salah satu isu yang saya hadapi di masa awal mengelola pekerjaan tim adalah kesulitan dalam melakukan pemantauan progress pekerjaan masing-masing anggota tim. Kondisinya waktu itu laporan diberikan dalam bentuk manual (laporan langsung atau melalui whatsapp), yang kemudian baru direkap dalam bentuk laporan mingguan. Permasalahannya adalah pekerjaan menjadi lambat dan tidak efektif, karena flow koordinasi didalam tim tidak lancar. Entah itu karena tim yang terlambat meneruskan informasi, atau ada informasi yang hilang atau berubah didalam perjalanannya.
Dan seperti biasa, dengan semangat generasi millenial ala-ala ini saya mencoba mencari solusi permasalahan ini dalam bentuk applikasi, yang tentunya gretongan :)) . Dari beberapa referensi yang didapat saya akhirnya menjatuhkan pilihan pada applikasi Wunderlist karena applikasi ini yang paling mendekati solusi kebutuhan saya waktu itu. Saya menggunakan applikasi selama beberapa bulan hingga kemudian mulai sering terjadi error diapplikasinya sehingga saya mulai berhenti menggunakannya. Permasalahannya waktu itu applikasi sering kali tidak update sehingga informasi di dalam tim kembali tidak sinkron satu sama lain. Akhirnya saya menyerah dan kembali pada mode laporan manual selama beberapa waktu. Hingga beberapa waktu kemudian saya membaca sedikit review tentang Trello oleh seorang teman dalam artikel Productivy Hack a la Papah Ganteng di Medium (Jangan terdistraksi sama judulnya ya, beb).
Meskipun mengetahui applikasi Trello sebelumnya, saya tidak menjadikan applikasi ini sebagai pilihan pertama dalam mengelola pekerjaan tim karena saat itu saya merasa applikasi ini tidak menyediakan fitur yang dibutuhkan tim saya. Eh ternyata saya yang ndak paham cara kerjanya haha. Dari tulisan si papa ganteng akhirnya saya mulai memahami dan akhirnya bereksplorasi untuk mengimplementasikannya dalam mengelola pekerjaan tim. And it’s work wonder! Hingga saat ini saya sudah menggunakannya setahun lebih didalam tim, dan sejauh ini sangat-sangat membantu dalam mengelola pekerjaan tim.
APA ITU TRELLO?
Secara ringkas, applikasi Trello adalah applikasi untuk monitoring pekerjaan tim. Mungkin sederhananya mirip dengan papan agenda kegiatan yang suka dibuat di white board biar bisa dibaca semua orang didalam tim. Bedanya, whiteboard tentu saja ga mungkin dibawa-bawa dan informasi yang bisa disimpan di dalamnya sangat terbatas. Kemudian tampilannya tentu saja ga bisa berubah-rubah.
Fitur Multi User dan Applikasi Mobile
Seperti pernah saya bahas didalam tulisan ini, ini dua fitur utama yang bagi saya wajib ada ketika mencari solusi untuk pekerjaan tim. Biar mudah diakses dari mana saja dan kapan saja sehingga informasinya bisa update setiap waktu dan bisa dilihat oleh semua anggota tim yang terlibat didalam satu pekerjaan.
Seperti applikasi multi user lainnya, kita bisa mengundang akun-akun lain dan kemudian membentuk tim di dalam applikasi trello kita untuk mengelola sebuah pekerjaan atau project. Dan tentu saja kita bisa mengatur hak akses masing-masing akun, apakah sekedar bisa melihat informasi, atau bisa melakukan update informasi. Kemudian berbagi informasi detail pekerjaan dan jadwal kegiatan.
CARA KERJANYA SEPERTI APA?
Persis mirip papan agenda kegiatan. Atau yang lebih kerennya mungkin microsoft project, hanya dalam bentuk yang lebih interaktif.
Jadi ada fitur utama didalam Trello ini yang kita sebut dengan BOARDS atau papan. Board ini adalah hal pertama yang biasanya kita buat ketika ingin mengelola pekerjaan menggunakan trello. Nah, satu papan ini biasanya didedikasikan untuk satu kategori kerja. Misalnya untuk mengelola pekerjaan tim di satu divisi, atau tim di suatu projek, jika kita bekerja dengan sistem project-based. Didalam boards ini kita nanti bisa mendefinisikan item-item pekerjaan dan menyimpannya dalam bentuk CARDS.
Kemudian, kita bisa membuat LIST dan mengelompokan masing-masing card didalam daftar yang terkait. Kita bisa membuat kelompok list ini sesuai kebutuhan kita.
Contoh paling sederhananya, kita bisa membuat tiga buah kategori list didalam boards untuk mengelompokan card atau item :
- To do List : untuk menyimpan semua card yang harus dikerjakan
- Doing : untuk menyimpan semua card yang sedang dikerjakan
- Done : untuk menyimpan card yang sudah dikerjakan
Setiap card bisa dipindahkan dari sebuah list ke list lainnya. Jadi misalnya semua cards yang berada di to do list yang ingin kita kerjakan minggu ini, kita pindahkan ke list doing, lalu ke list done jika sudah selesai dikerjakan. Dengan membuat kelompok-kelompok ini, kita bisa melihat gambaran pekerjaan secara keseluruhan, lalu memantau apa yang sedang dan telah selesai dikerjakan.
Ini contoh paling sederhananya ya. Jika ingin lebih luas lagi, kita bisa membuat list didalam board berdasarkan state atau status kerja yang biasa kita gunakan disebuah tim. Sehingga progress sebuah pekerjaan bisa lebih terpantau lagi. Tapi tentu saja semakin banyak list yang kita definisikan, akan semakin sulit untuk mengontrol pekerjaan. Jadi sebaiknya list dibatasi dalam poin-poin besar yang rasanya wajib diperhatikan, biar ga over control. Menariknya, trello memberikan medium untuk penggunanya berkreasi membuat template-template board yang bisa digunakan oleh pengguna lain. Jadi jika bingung untuk memulai, kita bisa mengeksplorasi templates yang sudah dibuat oleh pengguna lain yang flow kerjanya kira-kira sama dengan kita.
Nah, kita bisa mendefinisikan lebih dari satu Boards. Sehingga semua pekerjaan bisa kita kelola dalam satu applikasi ini saja tanpa harus takut informasinya tumpang tindih karena sudah dikelompokkan didalam masing-masing board.
Setelahnya, kita bisa mengundang user lain kedalam Board tersebut jika pekerjaan yang didesksripsikan didalam board adalah pekerjaan yang harus digarap bersama dengan hak akses yang bisa diatur untuk masing-masing pengguna seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Atau jika kita mesti mengelola beberapa area kerja dengan orang yang sama, maka kita bisa juga membentuk tim terlebih dahulu, lalu baru mendefinisikan boards untuk tim tersebut. Tetapi untuk akun yang gratis, Boards dibatasi sebanyak 10 buah untuk setiap tim. Sudah lebih dari cukup sih sebenarnya hehe.
Saya kasih contoh pola yang saya gunakan ya. Diawal saya membuat sebuah tim utama yang terdiri dari semua tim staff Alita Home. Untuk boardnya sendiri, saya membaginya berdasarkan area kerja. Contoh : boards penjualan, boards produksi, board pengiriman, etc. Baru didalam masing-masing boards, saya membuat list yang saya kelompokkan berdasar flow kerja masing-masing divisi.
Ini contoh board yang digunakan untuk memantau pekerjaan tim desain dan konten :
Selain tiga list yang disebut diatas, saya membuat dua kategori tambahan : list pekerjaan priority dan list pekerjaan pending.
Sampai disini udah kebayang ya cara kerjanya. Tenang masih banyak hal menyenangkan lain yang disediakan oleh trello.
MENGELOLA PEKERJAAN MELALUI CARDS
Jika dalam papan tulis manual informasi yang bisa ditampilkan sangat terbatas oleh area, maka di dalam cards kita bisa menyimpan informasi sebanyak yang kita butuhkan dannnn yang paling menyenangkannya tidak terbatas dalam bentuk tulisan.
Untuk membuat card pertama kali, biasanya kita membuat melalui list. Semua card yang telah kita denisikan akan ini biasanya yang ditampilkan didalam list.
Jika card tersebut kita klik, maka akan muncul windows berikut. Disinilah kita bisa menyimpan informasi lebih detail lagi.
Jika diperhatikan disisi kiri, ada banyak item fitur yang bisa kita gunakan untuk menyimpan informasi-informasi penting. Ini yang sangat membantu dalam pekerjaan.
- Fitur deadline untuk menyimpan informasi tenggang waktu pekerjaan
- Checklist jika kita butuh memecah pekerjaan menjadi item yang lebih kecil lagi
- Attachment atau lampiran. Jadi selain informasi deskripsi, kita bisa menyimpan dokumen yang kita butuhkan terkait pekerjaan didalam cards ini tidak hanya dalam bentuk dokumen text tapi juga bisa dalam bentuk file gambar.
- Comment dan Activity. Kita bisa meninggalkan komentar disetiap pekerjaan dan mention anggota tim lain didalam kolom komentar jika dibutuhkan sehingga tim lain bisa mendapatkan notifikasi jika kita meninggalkan komen didalam cards. Jadi bisa mention-mentionan kayak dii ahaha.
- Fitur archive untuk mengarsipkan pekerjaan yang telah selesai dilakukan sehingga board tidak terlalu ramai.
Yang ga kalah membantu, setiap aktivitas perubahan informasi di cards akan tercatat di log activity dengan info siapa anggota tim yang melakukan perubahan. Dengan demikian setiap perubahan di dalam card dapat ditrack.
MENGUBAH TAMPILAN BERDASARKAN DEADLINE DENGAN POWER UP CALENDAR
Nah, buat yang biasa menyusun pekerjaan berdasarkan deadline kerja, jangan khawatir, applikasi trello memiliki Power Up Calendar. Power Up ini mirip dengan plugin, atau fitur fungsi tambahan didalam sebuah applikasi. Dengan power up calendar ini, kita bisa mendapatkan penyajian seluruh pekerjaan/cards didalam tim dengan tampilan kalender.
Kita juga bisa memilih apakah ingin melihat pekerjaan perminggu, atau perbulan. Dengan begini kita bisa mengontrol pekerjaan berdasarkan urutan waktu.
Dengan catatan, pada tampilan calendar hanya pekerjaan yang memiliki info deadline yang bisa ditampilkan.
POWER UPS UNTUK OPTIMASI PEKERJAAN
Power-Ups mungkin adalah fitur andalan yang paling powerful dari Trello yang membedakannya dari applikasi task organizer atau task scheduler lainnya. Trello menciptakan banyak sekali fungsi tambahan yang bisa dipilih oleh user sesuai dengan kebutuhan untuk ditambahkan ke applikasinya sehingga applikasi bisa digunakan dalam mengelola pekerjaan jenis apapun dibidang apapun. Cuma memang butuh berekslorasi sedikit untuk bisa mendapatkan Power-ups yang sesuai dengan kebutuhan.
Hanya saja untuk akun gratis, Power-Ups yang bisa digunakan dibatasi sebanyak tiga buah. Jika ingin menggunakan lebih dari jumlah tersebut, maka kita harus menaikkan status membership akun kita menjadi akun berbayar. Untuk pekerjaan simpel dengan flow kerja standar sebenarnya ga perlu tampilan aneh-aneh ya. Saya sendiri sampai sekarang masih mencoba mencari power up bagaimana bisa mengelola cards melalui tabel excel, biar lebih gampang mensortirnya. (ujung-ujungnya balik ke excel, ahaha)
Masih banyak lagi fitur-fitur yang bisa dieksplorasi di Trello, bisa dieksplor sendiri yaa. Pekerjaan awal dalam mengelola pekerjaan melalui trello biasanya adalah membangun struktur yang sesuai dengan pola kerja dan koordinasi tim kita. Jika sudah mendapatkan polanya, akan lebih gampang untuk membangunnya.
Selain untuk tim, Trello juga bisa kita gunakan untuk memantau progress pekerjaan pribadi. Sekali lagi ya, tujuannya untuk memantau progress. Bukan untuk daily reminder. Biasanya diawal minggu saya melakukan pengecekan apa saja yang harus diselesaikan minggu ini melalui trello, lalu memecahnya lagi menjadi action plan dan disimpan di scheduler. Untuk scheduler sendiri saya menggunakan applikasi Anydo.
Dengan semua fiturnya ini, applikasi Trello ini sangat-sangat memudahkan kita dalam koordinasi tim, kalau semua orang bisa memahami konsep kerjanya. Tapi tentu saja implementasinya tidak semudah itu ferguso, hahaha. Saya sendiri masih menghadapi banyak tantangan mengimplementasikannya. Yang paling besar tentu saja tim yang belum terlalu siap mengadaptasi teknologi. Jadi meskipun di dominasi oleh tim yang ngakunya sih millenial, ga lalu serta merta cepat mempelajari penggunaan applikasi ini.
Dan seperti yang pernah saya bahas sebelumnya, pada akhirnya tools berfungsi sebagai alat bantu. Tetap saja, kunci keberhasilan dari implementasi adalah eksekusi yang disiplin, dua poin yang sama sekali tidak bisa di bypass oleh teknologi.
Karenanya, sebelum ingin menggunakan applikasi ini didalam tim, pastikan dulu ya bahwa applikasi ini memang apa yang dibutuhkan oleh tim kita, dan kita siap mentraining tim hingga benar-benar paham penggunaannya.
Jadi, adakah yang sudah menggunakan trello di dalam koordinasi timnya saat ini?Boleh dong berbagi insightnya selama dalam penggunaannya didalam tim. Atau ada yang punya alternatif solusi lain yang dirasa lebih efektif? I would love to know, leave your trace below ya!